le fonctionnement du cabinet d'avocat en période de confinement

Le confinement affecte nombre d'activités économiques,

qu'en est-il des cabinets d'avocats?

L'activité d'avocat est-elle paralysée par les mesures de confinement?

En quoi les missions des avocats sont-elles réellement affectées?

les clients des cabinets se posent souvent ces questions actuellement, il s'agit ici de faire un point pratique, qui illustre d'ailleurs la part de dépendance de l'activité d'avocat aux circonstances exceptionnelles actuelles.

D'une manière générale, la dématérialisation des pièces du client est une tendance bénéfique.

Jusqu'à présent, elle était perçue comme un facteur de productivité (vitesse d'accès aux documents, classement en temps réel, allègement des archives, etc...), avec toutefois un besoin de protection des données (contre les risques de captation indésirable ou de perte par défaillance des supports de conservation)

Voici qu'elle apparaît comme un outil de réponse aux restrictions aux déplacements.

Le retour à la situation antérieure va heureusement intervenir, espérons que cet épisode affectera le moins possible les cabinets : les clients auront besoin de leurs services.

Cela dit, que se passe-t-il en pratique?

Pour mémoire, un avocat a trois missions possibles :

- la consultation

- la rédaction d'actes

- la représentation en justice

Voyons comment les impératifs actuels ont leur effet sur ces branches d'activité :

- la consultation

Ce travail nécessite une exploitation de pièces écrites et un échange avec le client (pour identifier exactement sa situation et ses intentions)

Rien n'empêche de couvrir ces deux aspects de la mission, bien entendu, les pièces seront transmises sans rencontre avec le client et les échanges doivent être conduits à distance.

L'activité postale est a priori maintenue, mais les envois électroniques sont à privilégier.

C'est du côté des moyens d'échanges que les regards se portent : le client peut-il numériser ses pièces, l'avocat peut-il l'aider en recevant des documents numérisées avec des moyens de fortune (photos par SMS, etc...)?

- la rédaction d'actes

Ce travail nécessite aussi une exploitation de pièces écrites et un échange avec le client (pour identifier exactement sa situation et ses intentions) outre pour qu'il signe les actes eux-mêmes.

Rien n'empêche là encore de couvrir ces deux aspects de la mission, bien entendu, les pièces seront transmises sans rencontre avec le client et les échanges doivent être conduits à distance.

L'activité postale est a priori maintenue, mais les envois électroniques sont à privilégier.

Les actes doivent être publiés : les greffes des tribunaux de commerce ont des protocoles de publication dématérialisée, il y a lieu des les employer (par ce canal, ce sont des actes numérisés qui sont transmis, autrement dit, l'original reste chez le client)

Là encore, il faut analyser les moyens d'échanges disponibles.

- la représentation en justice

Les activités des tribunaux sont globalement suspendues, des circulaires précisent la portée de ce principe, les avocats en reçoivent tous les jours (il y a plusieurs autorités émettrices et, pour des raisons pratiques, il existe souvent une note par catégorie de tribunal ou de cour)

Mais cela ne paralyse pas pour autant entièrement l'activité :

le cas des urgences : en général, les personnes en butte à des situations urgentes (au pénal, affectant les libertés et au civil en cas de péril) ne sont pas privées d'accès au juge.

La question est donc de savoir si un sujet qui apparaîtrait aujourd'hui est ou non considéré comme urgent.

Les circulaires nous donnent une classification permettant de savoir si un litige est ou non admis à cette qualification.

Les conclusions, études de pièces : 

Dans les procédures, la plaidoirie est un exercice en dernier lieu, il est précédé de l'émission de conclusions, de l'étude de pièces (avec des échanges avec le client et l'avocat adverse).

Or ces activités ne sont pas affectées par la fermeture du Tribunal ou de la Cour : 

- Les conclusions sont un travail intellectuel et ne nécessitent pas de déplacements

- l'exploitation des pièces se fait comme pour l'activité de consultation ou de rédaction d'actes.

Les procédures sont très largement dématérialisée, les conclusions et autres messages sont réalisés par une messagerie dénommée RPVA ("Réseau Privé Virtuel des Avocats"), or ce réseau n'est pas suspendu.

Les mises en demeure : 

Avant, pendant ou après une procédure, il est nécessaire d'émettre des mises en demeure et il n'y a aucune raison de différer ces envois, cela ne ferait que suspendre un processus qui est conduit dans l'intérêt du client.

Bien entendu, une mise en demeure servira s'il est établi qu'elle est parvenue à son destinataire : l'avocat devra donc adapter ses envois à la situation du destinataire : par courriel (ou encore si par courrier et si c'est une entreprise et qu'elle est fermée, au domicile du représentant légal).

Les huissiers : 

Il est parfois indispensable de recourir à des huissiers, soit pour engager une procédure (assignation) soit pour certains actes de procédure (notamment les significations prévues par le Code de Procédure Civile), et ce sous peine de forclusion, prescription, caducité, etc... perte de droits par dépassement de délais.

A l'heure de la rédaction de cet article, je n'ai pas vu de commentaire sur ce sujet.

Il faut donc solliciter l'huissier comme en période normale en lui demandant de confirmer que la délivrance est impossible (cela permet de justifier d'une tentative d'agir et l'excuse de la force majeure : "La prescription ne court pas ou est suspendue contre celui qui est dans l'impossibilité d'agir par suite d'un empêchement résultant de la loi, de la convention ou de la force majeure.", article 2234 du Code Civil).

Les délais en général : 

Dans nombre de cas, la saisine d'une instance ou d'un tribunal ne nécessite pas d'huissier mais se fait par voie électronique (par exemple : Tribunal Administratif), la situation actuelle n'affecte en rien la production : il sera vain d'évoquer ultérieurement la situation sanitaire pour couvrir un recours tardif.

Quand la forme du recours est obligée (lettre recommandée, etc...) il faut rechercher si cette forme est rendue impossible par la situation :

- lettre recommandée avec demande d'avis de réception : à mon avis non, il existe un recommandé électronique et seul compte, pour justifier du recours, le dépôt du recommandé,

Souvent il existe plusieurs formes différentes admises pour un recours, ce qui offre un choix au requérant, ce dernier, pour échapper aux délais impératifs doit étudier la faisabilité de chacun des recours possibles.

La bonne stratégie consiste à identifier ces différentes formes de recours et à trouver celle qui sera propre à couvrir l'obligation de respecter un délai.

exemple issu de l'article 573 du Code de Procédure civile : 

Imaginons qu'il soit nécessaire de déposer un recours contre une décision en la forme d'une opposition, voici comment répondre aux exigences de ce texte (reproduit ci-après en italique) :

"L'opposition est faite dans les formes prévues pour la demande en justice devant la juridiction qui a rendu la décision.

Elle peut être faite en la forme des notifications entre avocats devant les juridictions où la représentation est obligatoire" 

On voit ici qu'un moyen électronique (notification entre avocats) est admis mais seulement devant les juridictions où la représentation est obligatoire...

Mais que dans le cas contraire, il faut employer la forme prévue pour saisir la juridiction qui a rendu la décision (d'où on recherchera la ou les formes permises)

Lorsque l'opposition tend à faire rétracter une décision d'une cour d'appel rendue par défaut dans une matière régie par la procédure sans représentation obligatoire, elle est formée par une déclaration que la partie ou tout mandataire fait, ou adresse par pli recommandé, au greffe de la cour qui a statué. L'opposition est instruite et jugée selon les règles applicables devant la cour d'appel à la procédure sans représentation obligatoire.

On voit ici qu'un sous-cas particulier peut impliquer un envoi recommandé, qu'il faudra faire par voie électronique.

Voyons encore la suite du Code de Procédure Civile : 

Dans le cas où l'opposition est faite selon le mode prévu à l'article 573 (alinéa 2) elle doit, à peine d'irrecevabilité, être déclarée au greffe de la juridiction qui a rendu la décision par l'avocat constitué par le défaillant, dans le mois de la date où elle a été formée.

ici il faudra rechercher l'existence d'un mode possible de déclaration au greffe dans le délai requis (RPVA ou recommandé électronique)

Bref, l'activité des avocats n'est pas entièrement paralysée et ils doivent soustraire leurs clients au risque d'inobservation de formalités en adaptant leurs interventions.

Bien entendu, les moyens de travail à distance doivent être au point, sinon leur mission devient très difficile à conduire (mais ce dernier point ne peut être analysé en un cas de force majeure).